Privacyverklaring

1 Twee rollen

Gradlog heeft twee rollen tegelijk, en het verschil bepaalt bij wie je moet zijn.

Voor alles wat in het logboek staat (registraties, namen en pincodes van medewerkers, foto’s en dossiers) is de eigenaar van het account de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Wij doen daarmee niets anders dan wat de eigenaar ons opdraagt. De bijlage onderaan deze pagina is de verwerkersovereenkomst die daarbij hoort.

Voor het account zelf (het e-mailadres van de eigenaar, de inlogcodes, de gekoppelde apparaten en de status van het abonnement) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

Ben je medewerker en wil je weten wat er over jou is vastgelegd, of wil je dat het wordt gewist, dan vraag je dat aan de eigenaar van de locatie. Wij mogen die gegevens niet op eigen initiatief aan je geven of wissen.

2 Wat wij vastleggen

Schuif de tabel opzij

Wij ontvangen geen betaalgegevens. De app store int de betaling en geeft ons alleen door welk product actief is en tot wanneer.

3 Waarop wij ons baseren

• Uitvoering van de overeenkomst: het account, het abonnement en de werking van de app.
• Opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke: alles wat in het logboek staat.
• Gerechtvaardigd belang: het begrenzen van inlogpogingen en het tegenhouden van misbruik.
• Wettelijke plicht: de administratie die wij zelf moeten voeren.

4 Hoe lang wij bewaren

• Een inlogcode werkt één keer en hooguit tien minuten. Binnen twee dagen nadat die tien minuten voorbij zijn, verwijderen wij de opgeslagen code en het e-mailadres dat erbij is bewaard.
• Registraties, foto’s en dossiers blijven bewaard zolang het account bestaat, ook na afloop van de bewaartermijn van de locatie. Die termijn staat standaard op vierentwintig maanden; de eigenaar kan hem in de app aanpassen, maar niet korter dan zes maanden (Hygiënecode voor de horeca, KHN, 2016).
• Export-ZIP’s: veertien dagen, daarna verwijderen wij het bestand en vervalt de link.
• Na een verzoek om het account te verwijderen: veertien dagen wachttijd, daarna wissen wij alles. Zie de pagina Account verwijderen.
• Abonnementsgebeurtenissen van de app store: zolang het account bestaat.

5 Waar de gegevens staan

De gegevens staan op servers van Hetzner Online GmbH in Finland. Foto’s, dossiers en export-ZIP’s staan op een schijf bij diezelfde server en zijn alleen bereikbaar via een ondertekende link die vanzelf verloopt; er is geen openbare lijst. Het verkeer tussen de app en de server gaat altijd over TLS.

6 Wie wij inschakelen

Schuif de tabel opzij

Apple en Google zijn geen verwerkers van ons. Zij verkopen het abonnement voor eigen rekening en zijn daarvoor zelf verwerkingsverantwoordelijke; hun eigen privacyverklaring geldt voor die verkoop.

Schakelen wij een andere partij in, dan melden wij dat ten minste dertig dagen van tevoren op het e-mailadres van de eigenaar. De eigenaar mag bezwaar maken en in dat geval opzeggen tegen de datum van de wissel.

7 Doorgifte buiten de EER

Alleen RevenueCat staat buiten de Europese Economische Ruimte. Die doorgifte is gebaseerd op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en betreft de gegevens die in paragraaf 6 onder RevenueCat staan. Hetzner en Brevo (EU) verwerken binnen de EU.

8 Foto’s

Een foto bij een registratie is optioneel; de app blokkeert nooit op een ontbrekende foto. De app vraagt om geen mensen te fotograferen: een foto is bedoeld voor een thermometer, een etiket of een levering. Staat er toch iemand op, dan is de eigenaar van het account daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. Foto’s worden op het apparaat verkleind tot 1280 pixels, over TLS verstuurd en alleen via een ondertekende link met vervaltijd getoond.

9 Geen trackers

Gradlog bevat geen analysepakket, geen crashrapportage en geen advertentie-id. Wij volgen je niet over apps of websites heen, wij verkopen geen gegevens door en wij zetten geen cookies voor reclame. Deze website zet geen cookies.

10 Kinderen

Gradlog is bedoeld voor mensen die in een levensmiddelenbedrijf werken en is niet gericht op kinderen.

11 Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren, laten wissen, meenemen naar een andere aanbieder en bezwaar maken tegen een verwerking. Als eigenaar doe je het meeste zelf in de app: exporteren en verwijderen staan onder Instellingen → Account.

Voor de rest bereik je ons op info@falka.nl; wij reageren binnen een maand. Ben je het oneens met wat wij doen, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12 Bijlage: verwerkersovereenkomst

Deze bijlage is de verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28, derde lid, van de Algemene verordening gegevensbescherming. Zij maakt deel uit van de gebruiksvoorwaarden.

a. Onderwerp, aard en duur

Verwerkingsverantwoordelijke is de eigenaar van het account; verwerker is Falka Software (Merlijn de Groot). Het onderwerp is het voeren van een logboek voor hygiënebeheersing en het maken van het bijbehorende dossier. De overeenkomst loopt zolang het account bestaat en eindigt wanneer het account is verwijderd.

b. Persoonsgegevens en betrokkenen

Persoonsgegevens: namen en rollen van medewerkers, gehashte pincodes, de naam van wie een registratie vastlegde met het tijdstip ervan, vrije tekst in correctieve acties, en wat er op een foto te zien is. Betrokkenen: de medewerkers van de locatie, de eigenaar zelf, en iedereen die onbedoeld op een foto staat.

c. Instructies

Wij verwerken deze gegevens alleen op instructie van de verwerkingsverantwoordelijke. Die instructie is het gebruik van de app en van deze voorwaarden. Wij gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden, niet om het product te verbeteren of te trainen, en wij verkopen ze niet.

d. Geheimhouding

Iedereen die bij ons toegang tot deze gegevens heeft, is tot geheimhouding gehouden.

e. Beveiliging (artikel 32)

• Al het verkeer loopt over TLS.
• Pincodes worden met bcrypt gehasht opgeslagen en nooit in leesbare vorm bewaard.
• Toegangstokens horen bij één apparaat en bij één organisatie of locatie, en zijn per apparaat in te trekken.
• Foto’s, dossiers en export-ZIP’s zijn alleen bereikbaar via een ondertekende link die vanzelf verloopt.
• Een registratie buiten de norm wordt ook op de server geweigerd zolang er geen correctieve actie bij staat, zodat het logboek niet stilletjes incompleet raakt.
• Het inloggen en de webhook van de app store zijn begrensd, en de webhook wordt op handtekening gecontroleerd.
• Een registratie wordt nooit overschreven: een correctie is een nieuwe registratie die de oude ongeldig verklaart, en wie dat deed blijft zichtbaar.

f. Sub-verwerkers

De verwerkingsverantwoordelijke geeft algemene toestemming voor de sub-verwerkers in paragraaf 6. Een wissel melden wij ten minste dertig dagen van tevoren; de verwerkingsverantwoordelijke mag daartegen bezwaar maken en opzeggen tegen de datum van de wissel.

g. Bijstand

Wij helpen de verwerkingsverantwoordelijke bij verzoeken van betrokkenen en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling voor zover die op onze verwerking ziet. De export in de app levert alles wat bij een verzoek om inzage of overdracht hoort.

h. Datalekken

Een inbreuk in verband met persoonsgegevens melden wij zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen achtenveertig uur nadat wij ervan weten, op het e-mailadres van de eigenaar, met wat wij op dat moment weten over aard, omvang en getroffen maatregelen.

i. Teruggave en verwijdering

De verwerkingsverantwoordelijke kan alles exporteren voordat die het verzoek tot verwijderen doet. Veertien dagen na een verzoek om het account te verwijderen wissen wij alle persoonsgegevens en de bijbehorende bestanden.

j. Audit

Op verzoek geven wij de informatie die nodig is om aan te tonen dat wij artikel 28 nakomen, en werken wij mee aan een audit door de verwerkingsverantwoordelijke of een door hem aangewezen auditor, ten hoogste eens per jaar en op zijn kosten, tenzij een audit een tekortkoming aan onze kant aan het licht brengt.